Thiết kế nội thất văn phòng: Nguyên tắc, Tiêu chuẩn, Phong cách và Xu hướng 2025

Nguyên tắc thiết kế văn phòng cốt lõi bao gồm đảm bảo công năng tối ưu, tính thẩm mỹ nhất quán và phản ánh được bản sắc thương hiệu của công ty. 

Tiêu chuẩn thiết kế quan trọng nhất cần tuân thủ là diện tích tối thiểu 4-6m² cho mỗi nhân viên, tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên và kiểm soát tiếng ồn hiệu quả.

Những phong cách thiết kế văn phòng thịnh hành hiện nay gồm có phong cách Mở, Công nghiệp, Sinh thái và Tối giản ưu tiên mang lại không gian thoáng đãng, thoải mái, phù hợp cho công việc.

Xu hướng thiết kế năm 2025 tập trung vào mô hình làm việc kết hợp, không gian linh hoạt, vật liệu bền vững và tích hợp công nghệ thông minh vào môi trường làm việc.

1.Các nguyên tắc cốt lõi trong thiết kế văn phòng là gì?

Có ba nguyên tắc nền tảng và không thể tách rời trong thiết kế nội thất văn phòng hiện đại: Công năng, Thẩm mỹ và Thương hiệu. Việc cân bằng ba yếu tố này quyết định sự thành công của một không gian làm việc: 

1.1 Nguyên tắc về Công năng 

Công năng là ưu tiên hàng đầu, đảm bảo mọi không gian, vật dụng đều phục vụ tối đa cho mục đích công việc. Điều này bao gồm việc phân chia khu vực hợp lý làm việc chung, phòng họp, khu thư giãn, tối ưu luồng di chuyển và lựa chọn nội thất đúng chuẩn, chẳng hạn như tìm hiểu về kích thước bàn làm việc khoa học và tiêu chuẩn để đảm bảo sự thoải mái và sức khỏe cho nhân viên.

1.2 Nguyên tắc về Thẩm mỹ 

Thẩm mỹ là yếu tố tạo ra cảm hứng và sự gắn kết. Một văn phòng đẹp, hài hòa về màu sắc, ánh sáng và bố cục sẽ nâng cao tinh thần làm việc, giảm căng thẳng và tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác. Tính thẩm mỹ cần nhất quán trong toàn bộ không gian.

1.3 Nguyên tắc về Thương hiệu 

Văn phòng chính là bộ mặt của doanh nghiệp. Thiết kế phải thể hiện được giá trị cốt lõi, văn hóa và nhận diện thương hiệu. Điều này được thể hiện qua màu sắc chủ đạo, logo, slogan, và các yếu tố trang trí, giúp nhân viên cảm thấy tự hào và khách hàng ghi nhớ về công ty.

Bà Lệ Thu, chuyên gia tư vấn thương hiệu tại Richard Moore Associates, nhấn mạnh: “Văn phòng không còn là nơi làm việc đơn thuần, nó là một công cụ marketing chiến lược. Mỗi mét vuông trong văn phòng đều có thể 'kể chuyện' về thương hiệu, từ đó xây dựng lòng tin và sự trung thành từ cả nhân viên lẫn khách hàng.”

2. Các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng quan trọng cần tuân thủ?

Việc tuân thủ các tiêu chuẩn thiết kế là bắt buộc để tạo ra một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và hiệu quả. Các tiêu chuẩn quan trọng nhất liên quan đến diện tích, ánh sáng và tiếng ồn (Theo Steelcase, 2023).

Xem chi tiết dưới đây: 

2.2 So sánh tiêu chuẩn ánh sáng tự nhiên và nhân tạo

Ánh sáng tự nhiên luôn được ưu tiên hàng đầu vì giúp cải thiện sức khỏe và tăng năng suất. Tiêu chuẩn thiết kế hiện đại yêu cầu tối đa hóa cửa sổ, giếng trời. Tuy nhiên, ánh sáng nhân tạo vẫn cần thiết, với tiêu chuẩn độ rọi từ 300-500 lux cho khu vực làm việc chung và cần có giải pháp chống chói để bảo vệ mắt.

2.3 Tiêu chuẩn về diện tích cho mỗi nhân viên là bao nhiêu?

Theo tiêu chuẩn quốc tế, diện tích tối thiểu cho mỗi nhân viên trong không gian mở là 4.5m². Tuy nhiên, để đảm bảo sự thoải mái, không gian lý tưởng nên từ 5.5m² đến 7m². Diện tích này cần được tính toán cẩn thận để tránh cảm giác chật chội, bí bách.

2.3 Tiêu chuẩn về tiếng ồn và giải pháp

Tiếng ồn trong văn phòng không nên vượt quá 55 decibel (dB) để đảm bảo sự tập trung. Các giải pháp kiểm soát tiếng ồn bao gồm sử dụng vách ngăn tiêu âm, thảm trải sàn, trần thạch cao và bố trí các khu vực thảo luận riêng biệt để không ảnh hưởng đến không gian làm việc chung.

3. Những phong cách thiết kế nội thất văn phòng nào đang thịnh hành?

Hiện nay, có bốn phong cách chính đang dẫn đầu xu hướng thiết kế văn phòng là phong cách Mở, Công nghiệp, Sinh thái và Tối giản, mỗi phong cách phù hợp với một loại hình văn hóa doanh nghiệp và ngân sách khác nhau.

Các phong cách được liệt kê dưới đây: 

3.1 Phong cách văn phòng mở (Open Office)

Đây là phong cách phổ biến nhất, loại bỏ vách ngăn cứng để tạo ra một không gian làm việc chung, rộng rãi. Ưu điểm của nó là tăng cường tương tác, giao tiếp và tiết kiệm chi phí xây dựng. Phong cách này phù hợp với các công ty công nghệ, marketing và startup năng động.

3.2 Phong cách công nghiệp (Industrial)

Phong cách này lấy cảm hứng từ các nhà xưởng cũ với đặc trưng là trần cao, để lộ đường ống, tường gạch thô và sử dụng vật liệu kim loại, gỗ tự nhiên. Nó mang lại một không gian mạnh mẽ, cá tính và đầy sáng tạo, phù hợp với các công ty trong lĩnh vực thiết kế, kiến trúc.

3.3 Phong cách sinh thái (Biophilic)

Biophilic là phong cách thiết kế mang thiên nhiên vào văn phòng bằng cách sử dụng nhiều cây xanh, vật liệu tự nhiên (gỗ, đá), ánh sáng tự nhiên và các yếu tố gợi nhớ đến tự nhiên. Phong cách này đã được chứng minh giúp giảm căng thẳng, tăng sự tập trung và cải thiện sức khỏe nhân viên.

3.4 Phong cách tối giản (Minimalism)

Tập trung vào sự đơn giản, loại bỏ mọi chi tiết thừa và sử dụng màu sắc trung tính, phong cách tối giản tạo ra một không gian ngăn nắp, thoáng đãng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tìm kiếm giải pháp thiết kế nội thất văn phòng giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo sự tinh tế và chuyên nghiệp

KTS. Trần Vĩnh Nam, người có 15 năm kinh nghiệm thiết kế văn phòng, chia sẻ: “Không có phong cách nào là tốt nhất, chỉ có phong cách phù hợp nhất. Doanh nghiệp cần xác định rõ văn hóa công ty, quy trình làm việc và ngân sách trước khi quyết định. Một thiết kế thành công là khi nó phục vụ con người và thúc đẩy mục tiêu kinh doanh.” 

4. Có nên chạy theo xu hướng thiết kế văn phòng mới nhất không?

Nên, nhưng cần có sự chọn lọc thông minh. Việc cập nhật các xu hướng mới giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, hấp dẫn nhân tài và tăng tính cạnh tranh, miễn là xu hướng đó phù hợp với văn hóa và mục tiêu dài hạn của công ty. 

Tham khảo một vài xu hướng thiết kế văn phòng dưới đây: 

4.1 Xu hướng không gian làm việc kết hợp (Hybrid Office)

Đây là xu hướng tất yếu sau đại dịch, kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Văn phòng lúc này được thiết kế linh hoạt hơn với các khu vực "hot-desking" (chỗ ngồi không cố định), nhiều phòng họp nhỏ và khu vực cộng tác để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên.

4.2 Xu hướng thiết kế bền vững (Sustainable Design)

Sử dụng vật liệu tái chế, tiết kiệm năng lượng, và thiết kế thân thiện với môi trường không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu có trách nhiệm với xã hội. Đây là yếu tố ngày càng được các đối tác và nhân viên thế hệ mới đánh giá cao.

4.3 Xu hướng tích hợp công nghệ (Tech-Integrated)

Văn phòng hiện đại không thể thiếu công nghệ. Xu hướng này bao gồm việc tích hợp hệ thống đặt phòng họp thông minh, wifi tốc độ cao, màn hình trình chiếu không dây và các giải pháp quản lý tòa nhà thông minh để tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả.

5. Đơn vị thiết kế và thi công nội thất văn phòng

Là đơn vị thiết kế và thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp, Phê Decor đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp tại Quận 7 trong việc kiến tạo không gian làm việc hiện đại, khoa học và mang đậm dấu ấn thương hiệu. Những đánh giá tích cực từ phía khách hàng doanh nghiệp là minh chứng rõ ràng nhất cho năng lực và uy tín của Phê Decor 

Các doanh nghiệp đánh giá cao ở Phê Decor 3 yếu tố then chốt:

• Thiết kế cá nhân hóa theo đặc thù ngành nghề: Không gian làm việc không chỉ tối ưu công năng mà còn truyền cảm hứng cho nhân viên, đồng thời thể hiện đúng tinh thần và bản sắc thương hiệu.
• Xưởng sản xuất nội thất riêng – Tối ưu chi phí: Việc chủ động sản xuất giúp kiểm soát chất lượng, đảm bảo tiến độ thi công và giảm thiểu chi phí phát sinh – một lợi thế lớn cho doanh nghiệp cần tối ưu ngân sách.
• Đội ngũ trẻ, chuyên nghiệp – Am hiểu thị trường: Phê Decor sở hữu đội ngũ thiết kế sáng tạo, thi công nhanh gọn, luôn cập nhật xu hướng mới nhất về văn phòng linh hoạt, không gian mở, xanh hóa nơi làm việc...

Nhiều khách hàng là công ty startup, agency, văn phòng bất động sản, logistics… đều bày tỏ sự hài lòng về quy trình làm việc minh bạch, chăm sóc hậu mãi chu đáo và hiệu quả thực tế sau khi đưa văn phòng vào sử dụng.

Ông Lê Minh, CEO công ty Tech-Solution: "Phê Decor đã giúp chúng tôi lột xác hoàn toàn không gian làm việc. Từ một văn phòng truyền thống, chúng tôi đã có một không gian mở, năng động theo đúng tinh thần của công ty. Nhân viên của tôi rất hứng khởi và năng suất làm việc tăng rõ rệt."

Bà An Nhiên, Trưởng phòng Nhân sự công ty Luật An Việt: "Chúng tôi đặc biệt hài lòng với hạng mục thiết kế văn phòng giám đốc. Nó vừa thể hiện được sự uy quyền cần có, vừa tạo cảm giác gần gũi, chuyên nghiệp. Toàn bộ dự án được Phê Decor quản lý rất tốt, bàn giao đúng tiến độ."

Thiết kế nội thất văn phòng là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Một văn phòng được thiết kế tốt không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc và thu hút nhân tài, mà còn là công cụ mạnh mẽ để xây dựng văn hóa và quảng bá thương hiệu. Bằng cách nắm vững các nguyên tắc, tiêu chuẩn và xu hướng mới nhất, cùng với việc lựa chọn một đối tác thiết kế thi công trang trí phòng làm việc chuyên nghiệp, bạn sẽ tạo ra một không gian làm việc lý tưởng, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững

6. Câu hỏi thường gặp về Thiết kế Nội thất Văn phòng

1. Chi phí thiết kế văn phòng được tính như thế nào?

Chi phí thiết kế văn phòng thường được tính theo mét vuông (m²), dao động từ 180.000đ - 450.000đ/m² tùy thuộc vào độ phức tạp của phong cách, yêu cầu chi tiết của bản vẽ và uy tín của đơn vị thiết kế.

2. Có cần thiết kế riêng cho phòng giám đốc không?

Có, việc thiết kế văn phòng giám đốc là rất cần thiết. Đây là không gian thể hiện vị thế của người lãnh đạo và là nơi diễn ra các cuộc gặp gỡ quan trọng, do đó cần được đầu tư để đảm bảo sự sang trọng, chuyên nghiệp và bảo mật. 

3.Thời gian hoàn thành một dự án thiết kế và thi công văn phòng là bao lâu?

Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp. Trung bình, một dự án văn phòng 100-200m² sẽ mất khoảng 10-15 ngày cho giai đoạn thiết kế và 25-35 ngày cho giai đoạn thi công hoàn thiện.

4. Làm thế nào để lựa chọn vật liệu vừa bền đẹp vừa tiết kiệm?

Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể ưu tiên sử dụng gỗ công nghiệp MDF chống ẩm thay vì gỗ tự nhiên cho các hệ tủ kệ. Sàn vinyl hoặc thảm là giải pháp thay thế hiệu quả cho sàn gỗ. Quan trọng nhất là lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng vật liệu.